Архиважное дело: в «Росатоме» внедрили единый архив для хранения документов

В «Росатоме» внедрили единую отраслевую систему «Централизованный электронный архив» (ЕОС «ЦЭА»). Это собственная разработка госкорпорации и один из крупнейших в России корпоративных программных продуктов для хранения электронных документов.

Как все начиналось

Вопрос о создании электронного архива возник сразу после внедрения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в системе единого электронного документооборота «Росатома» (ЕОСДО). Пока не было УКЭП, электронный документ считался копией бумажного оригинала, и в архив передавался бумажный. С появлением УКЭП электронные документы получили статус оригиналов и понадобилась система их хранения и обработки.

Специалисты изучили рекомендации и распоряжения Росархива: электронные архивы должны быть отделены от систем электронного документооборота, принимать документы из разных систем, поддерживать и обеспечивать юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения.

К разработке ЕОС «ЦЭА» приступили в конце 2022 года. Основной технической платформой выбрали проект отраслевой команды — ЕСМ-комплекс (от англ. enterprise content management — «управление корпоративным контентом») «Атом.Контент» (см. справку). Заказчиком выступило управление документационного обеспечения «Росатома», методологическую поддержку оказывал «Центратомархив».

В сентябре 2025 года систему ввели в постоянную эксплуатацию, в ней работают более 240 организаций. Для пользователей составили инструкции, провели обучение, в «Центратомархиве» открыли горячую линию для консультаций.

Как это работает

ЕОС «ЦЭА» включает три подсистемы: оперативного хранения, архивного хранения и технологическое хранилище данных. Первые две обеспечивают хранение документов на протяжении всего срока без потери юридической значимости. Третья — хранение большого объема данных отраслевых информационных систем во внутреннем контуре госкорпорации и для международного бизнеса.

Подсистема оперативного хранения принимает документы из ЕОСДО 2.0: после достижения определенного статуса жизненного цикла документ автоматически попадает в соответствующее номенклатурное дело ЕОС «ЦЭА». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков всех документов в любой организации с указанием срока хранения.

После экспертизы ценности документы передаются на архивное хранение (если срок их хранения больше 10 лет), либо уничтожаются по определенной процедуре, либо остаются на оперативном хранении до истечения срока временного хранения (до 10 лет).

Когда документ передается на архивное хранение, система проверяет его целостность, комплектность и неизменность. Формируются логические контейнеры. В ЕОС «ЦЭА» предусмотрены периодические проверки, которые подтверждают, что в документе ничего не изменилось: он не корректировался, все его хэши (программные строки определенной длины, которые используются для проверки целостности файлов) неизменны.

«Надо было обеспечить юридическую значимость и неизменяемость электронного документа в течение всего срока хранения, — говорит архитектор системы управления архитектуры корпоративных систем «Гринатома» Владимир Журавлев. — Поэтому мы применяем архивную электронную подпись формата CAdES-E-A, которая хранит информацию о действительности сертификатов сервисов штампов времени вплоть до корневого удостоверяющего сертификата Минцифры. В них вся информация о серверах, кто и когда выдал сертификаты, срок действия и т. д. Система посылает сигналы, если истекает срок действия того или иного сертификата, и автоматически обновляет сертификаты сервисов штампов времени».

Подсистема технологического хранения необходима, если нет возможности держать большой объем контента (черновики, файлы из ERP-систем и проч.) на собственных серверах, потому что база данных, увеличиваясь, замедляется, производительность ее ухудшается. «Потребность в таком сервисе в отрасли есть: воспользоваться услугой защищенного хранения зачастую проще, чем разворачивать дополнительные мощности, обеспечивать и подтверждать их защищенность и иную техническую и организационную обвязку», — отмечает Владимир Журавлев.

Что дальше

«Идет разработка электронного архива для международного бизнеса — ЦЭА МБ. Запуск в эксплуатацию планируется в 2026 году, — сообщает начальник управления документационного обеспечения «Росатома» Марина Ермакова. — Также в рамках развития ЕОС «ЦЭА» планируется внедрение искусственного интеллекта. Это позволит перевести архивную функцию на еще более высокий уровень цифровизации, сократить трудозатраты на поиск ретроспективной информации в архивных фондах, ускорить выполнение запросов, повысить точность экспертизы и обеспечить безопасность данных».

Эффект от внедрения ЕОС «ЦЭА» уже есть. В новой системе организации отрасли сформировали номенклатуру дел на 2026 год, она создается и утверждается в электронном виде. После утверждения номенклатура дел доступна в ЕОС «ЦЭА» и ЕОСДО 2.0. В ЕОС «ЦЭА» при необходимости в номенклатуру можно внести изменения, перемещать дела и проч.

«Для профессионального архивного сообщества создание такой системы — новый качественный рубеж цифровизации архивной функции. Кроме того, автоматизация большинства архивных процессов позволит снизить рутинность в работе с документами на бумажном носителе», — комментирует директор «Центратомархива» Юлия Великая.

К ЕОС «ЦЭА» и ЦЭА МБ планируют подключить и другие информационные системы — кадровые, бухгалтерии, закупок и проч.

Справка

«Атом.Контент» — программная платформа, разработанная в «Росатоме» для создания систем документооборота и управления контентом.

Из набора библиотек «Атом.Контента», как из конструктора, можно быстро собрать систему — маленькую, на несколько задач и процессов, и крупную, сложную, наподобие ЕОСДО 2.0 и ЕОС «ЦЭА». При необходимости с помощью редактора процессов с графическим интерфейсом можно быстро изменять процессы.

Для демонстрации возможностей «Атом.Контента» потенциальным клиентам, а также для обучения студентов команда продукта создала демонстрационный стенд. Платформа «Атом.Контент» включена в реестр российского программного обеспечения и сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю.

Кстати

На первом профессиональном форуме «Архивы» в 2025 году систему «Росатома» (наряду с системами ВТБ и «Сбера») признали лучшим корпоративным электронным архивом.