Круг согласований сужается: как идет процесс дебюрократизации

Инициированная главой «Росатома» Алексеем Лихачевым программа «Ускорение» стартовала в июле 2022 года. Ее глобальная цель — ​увеличить скорость принятия решений. В отрасли прошел марафон дебюро-привычек, разработан обучающий курс «Дебюрократизация — ​это ускорение. Лучшие практики», в дивизионах созданы дебюро-штабы и проч. В конце марта на конференции актива программы обсудили, как идет реформа.

Первая реакция — ​сопротивление

При такой бурной деятельности серьезным достижением следует признать уже то, что бюрократии не стало больше. И это не шутка. Как известно, любая реформа поначалу усложняет жизнь и только в перспективе может привести к упрощению. Этот тезис подтверждают результаты отраслевого опроса. Если на старте «Ускорения» 77 % респондентов верили, что ситуация улучшится, то сегодня таких немногим больше половины. А основные бюрократические факторы (избыточное согласование, дублирующие документы, устаревшие правила, формальный подход) беспокоят даже сильнее.

«Меняться тяжело, первая реакция у людей — ​сопротивление, — ​отметила сложность задачи заместитель гендиректора «Росатома» по персоналу Татьяна Терентьева. — ​Чтобы отрасль почувствовала изменения, предстоит пройти длинный путь. Нужно ускорять процессы, используя методы ПСР, автоматизацию и цифровизацию, а главное — ​быть в постоянном контакте с людьми, идти от их запросов, собирать обратную связь».

Часть культурного кода

«Каждый пятый документ в отрасли проходит больше двух кругов согласования, каждый 10-й согласуется с нарушением срока — ​дольше 20 дней, слишком часты замечания не по существу», — ​поделилась свежими аналитическими данными начальник отдела развития департамента организационного развития «Росатома» Елена Еремеева.

«Идет ключевая зарубежная стройка, от успеха которой зависит репутация всей корпорации. И вдруг я узнаю: от того, что два чиновника не смогли между собой договориться, важнейший процесс замер на полтора года! — ​привел пример Алексей Лихачев. — ​На индустриальные и политические вызовы мы должны ответить улучшением нашего продукта, в том числе и через оптимизацию процессов его создания. Важно сделать дебюрократизацию частью культурного кода госкорпорации наравне с ПСР».

Меньше бумаг

К главным задачам реформы гендиректор Корпоративной академии «Росатома» Юлия Ужакина относит устранение управленческих барьеров в принятии решений и сокращение частоты упоминания бюрократии в опросах об основных проблемах, с которыми сталкиваются сотрудники.

Директор департамента методологии и организации закупок «Росатома» Инна Мельченко рассказала о внедрении цифрового решения «Бриф». В отдельных случаях провести закупку теперь можно всего за несколько часов. Благодаря организации службы квалифицированного закупщика средний период от формирования потребности до заключения договора ужался до 61 дня (было 66,5).

Введя единый формат аналитических записок, в ТВЭЛ на 30 % сократили срок их подготовки в департаменте управления инвестиционной деятельностью госкорпорации. В АСЭ добились уменьшения среднего количества кругов согласования с трех до двух и отменили 690 неактуальных регламентов. В АРМЗ на 40 % снизили объем печати документов и на 57 % — ​трудозатраты на обеспечение документооборота по инвестиционной деятельности.

В РАСУ предложили решение по оптимизации экспертизы проектов — ​длительность проработки паспорта проекта теперь не шесть месяцев, а полтора. В компании автоматизировали тестирование сотрудников. Это инициатива главного эксперта отдела обучения и развития Альфреда Стасенко, недавно перешедшего в РАСУ из СНИИП.

«Раньше трудозатраты у эйчаров в экзаменационной комиссии составляли 52 часа, каждый экзаменуемый проводил на тестировании около полутора часов, — ​рассказал Альфред Стасенко. — ​Мы с айтишниками подобрали программную платформу, я подготовил билеты и загрузил их в аттестационную систему. После двухнедельной подготовки человек получает индивидуальную веб-ссылку, по которой проходит тест за полчаса. Экзаменуемые суммарно экономят 41 рабочий день, все члены комиссии — ​245 дней. По-моему, прекрасный результат, чтобы перенести новую систему на всю отрасль, ведь профессиональных аттестаций у нас очень много».

> 7500

человек приняли участие в мероприятиях по дебюрократизации

> 1800

архаичных регламентов отменено («Росатом», ТВЭЛ, АСЭ, «Росэнергоатом»)

446 → 27

сократилось количество документов за счет отмены технических приказов (ТВЭЛ, АСЭ, АРМЗ, «Гринатом»)

ГОВОРЯТ АКТИВИСТЫ

Дмитрий Бутаков
Начальник отдела контроля контрактации, РАСУ

— Мы решили изменить мышление сотрудников. За общую философию приняли «Путь воды», который реализуется в виде конкретных подходов к бюрократии и к бюрократам — ​например, «не бурли», «обтекай».

Работа актива строится в формате коротких спринтов: 15 минут обсуждаем достижения за предыдущую неделю. Одним из эффективных приемов стали четыре «счастливых часа» в неделю, во время которых руководителю запрещается отклонять документ без комментариев — ​только с предложениями и объяснениями, как устранить недочеты. Документы лучшего активиста за предыдущую неделю (победитель определяется голосованием и получает переходящий приз — ​карточку-«вездеход») нельзя отклонять вообще в любой час и день до следующего голосования. Планируем распространить этот опыт на всю компанию, а дальше — ​на дивизион.

Ирина Кормилицина
Руководитель направления, группа планирования и сводной отчетности, АРМЗ

— Трудозатраты на промежуточную техническую отчетность только одного предприятия составляли 33 человеко-часа в год. Подготовка пакетов документов для закупочных процедур и инвестиционных программ в горнорудном дивизионе съедала у сотрудников больше месяца ежегодно, принтеры печатали 30 тыс. страниц. Пришлось ломать несколько стереотипов: «документ — ​обязательно на бумаге», «подпись на бумаге означает надежность», «дойти до приемной проще, чем дождаться визы в электронной системе документооборота».

До начала преобразований типовой документ состоял из сопроводительного письма с подписью гендиректора и PDF с визами согласующих лиц, на оформление требовалось в среднем три рабочих дня. Теперь нужны всего три электронные подписи, которые собираются за полдня. Они прикрепляются к описывающей закупочную процедуру спецификации, и процесс идет дальше. Вместо 30 тыс. бумажных листов в год печатаются 18 тыс., трудозатраты сократились на семь рабочих дней за год, экономия расходных материалов для одного предприятия достигает 2,5 млн рублей в год. Нашу новацию вполне реально тиражировать на всю отрасль. Разумеется, предстоит провести сквозную проверку всех документов (понятно, что какие-то все равно должны печататься), наметить дорожную карту перехода и протестировать новую систему. В АРМЗ мы справились с этим за пару месяцев.