В бесприказном порядке: как в СНИИП избавились от лишних документов

Призывы к дебюрократизации звучат все громче, но куда лучше работают конкретные примеры. Историей успеха делится главный специалист отдела управления персоналом СНИИП Альфред Стасенко. С его подачи институт отправляет сотрудников на обучение без приказов. Слово автору инициативы.

Определить проблему, найти решение

Составлять приказы о направлении на обучение — ​одна из рутинных обязанностей службы управления персоналом. В них вносится информация о сотруднике, программе обучения, времени прохождения и т. д. Одни выпускают такие приказы на каждый курс, другие ежемесячно утверждают многостраничные списки-­простыни. Не удивлюсь, если ­где-то издают приказы на каждого сотрудника и подшивают в личное дело. Это регулярные трудозатраты — ​составление, согласование, утверждение, каталогизация и хранение документов. Нужны ли они в принципе?

Нужно понять, почему процесс устроен так, как устроен. Часто причины оказываются мифами, которые передаются от сотрудника к сотруднику, от организации к организации, и ни у кого не хватает воли их развенчать.

Миф первый: так требует законодательство

Начать важно именно с этого — ​не всегда это миф. Если требований законодательства нет, процесс можно перестраивать. Если требования есть, но процесс устроен неоптимально, можно найти способы облегчить его. Бытует «подмиф»: придут аудиторы и накажут. Но раз правила виртуальные, требовать их исполнения у аудиторов нет оснований.

В моем случае миф оказался мифом. Подтверждением расходов на обучение может служить ряд документов, в том числе договор с образовательной организацией, который есть почти всегда, счет, учебная программа, сертификат или удостоверение, акт (подробнее в письме Минфина № 03-03-06/2/77 от 21.04.2010). То есть Минфин не обязывает использовать приказ — ​рекомендацию люди восприняли как требование.

Миф второй: ­что-то обязательно пойдет не так

Процессы отлаживались годами. Мнение, что любой сдвиг может поломать всю систему, зачастую справедливо. Но иногда риски сильно преувеличены.

Первый риск в связи с приказами об обучении — ​несчастный случай за пределами предприятия в рабочий день. Но при несчастном случае законодательство установило понятный порядок действий. Наличие или отсутствие приказа этот порядок не меняет.

Второй риск — ​неясно, как вести учет рабочего времени, поскольку работодатель обязан сохранить работнику средний заработок за время обучения с отрывом от производства. Но и здесь приказ не нужен, можно использовать систему «Рекорд».

Третий риск — ​неясно, как обосновать отрыв работника от производства. Но обучение сотрудника согласовывает руководитель, существуют сценарные условия для планирования обучения, есть требования ГОСТов, системы менеджмента качества, профстандартов — ​значит, приказ об обучении не нужен.

Миф третий: все всегда так делают

Самая распространенная реакция, которую я слышу: «Зачем ­что-то менять?» Действительно, процессы выстроены, люди загружены, со смежными службами взаимодействие налажено. Все при деле, всё работает. Но бюрократия и бюрократические инструменты — ​это не цель, а средство ее достижения. Нужно постоянно спрашивать себя: что можно изменить в процессе, чтобы его участникам стало проще?

Поскольку нет никаких ограничений законодательства, а выпуск приказов — ​это дополнительные трудозатраты, убедить коллег мне удалось без проблем. Но в других организациях есть люди, для которых «так было всегда» перевешивает потенциальную ценность. Будем работать и убеждать их своим примером.

Миф четвертый: люди не поймут, руководители не поддержат

Бороться с этим мифом сложнее всего. Руководителю расскажите, насколько эффективнее станет работа подразделения, как сократятся трудозатраты. Называйте реальные цифры. А людям поясните, насколько удобнее станет без бумажной волокиты.

Аргумент «минус 200 приказов в год» — ​и руководитель дал мне зеленый свет. Оставалось обсудить с общим центром обслуживания «Грин­атома» исключение приказов из документооборота. Главный бухгалтер это согласовал.

Миф пятый: без приказа люди не будут работать

Люди не работают тогда, когда не видят в этом ценности. Бюрократия, которая занимает больше времени, чем сама работа, демотивирует. Люди охотнее выполняют поручения, проходят обучение, если налажено горизонтальное взаимодействие. Найдите общий язык с коллегами и руководителями, и вам не придется издавать приказы ради принуждения.

Я сталкивался с ситуациями, когда приказ за подписью гендиректора или руководителя по персоналу не побуждал сотрудника найти хотя бы 40 минут на курс в «Рекорд mobile». Если так, пора не издавать приказ, а прокачать отраслевые ценности «Эффективность» и «На шаг впереди».

Что в итоге

Эту работу мы провели с департаментом кадровой политики «Росатома». Собрали специалистов из разных организаций, обменялись мнениями, сомнениями, опытом. Обсудили потенциал системы «Рекорд» в управлении процессом обучения: от плана занятий на год до отражения в системе внутренних инструктажей по охране труда и электробезопасности с отметками о дате, времени, месте занятий и напоминанием о сроке повторной проверки. В итоге — ​минус 200 приказов за подписью гендиректора или его заместителя по персоналу в год, а все подтверждения мы берем из «Рекорда».

Надеюсь, мой пример многим будет полезен. Контакты: +7 (495) 968-60-60, AEStasenko@sniip.ru.

ОТ КОМАНДЫ ПРОГРАММЫ

Программа по дебюрократизации под названием «Ускорение» стартовала в отрасли этой весной. В новой рубрике мы публикуем истории тех, кто на своем рабочем месте устранил бумажную волокиту. Подобное есть на любом предприятии отрасли, а значит, вы можете применить эти решения. Незначительное изменение может дать огромный эффект. Надеемся, рубрика станет для вас источником идей и вдохновения. Ждем встречных предложений.

Заказчик программы — ​гендиректор «Росатома» Алексей Лихачев.
Директор программы — ​заместитель гендиректора «Росатома» по персоналу Татьяна Терентьева.
Кому задать вопросы — ​администратору программы, менеджеру проекта сокращения бюрократии Алисе Тереховой: AlSTerekhova@rosatom-­academy.ru.
Кому сообщить о проблеме — ​координатору программы в вашем дивизионе (подскажет Алиса Терехова) или написать на debur@rosatom.ru.
Где обсудить — ​в группе в Rosatom Life.