Работники секретариатов и аппаратов руководителей отрасли объединились в профессиональное сообщество

В ближайших планах — создание стандарта профессии, а также реализация серии проектов по повышению эффективности процесса принятия решений и дебюрократизации.

В отрасли сегодня работает порядка тысячи специалистов — сотрудников секретариатов и аппаратов руководителей. Их главная задача — обеспечить условия для быстрого и эффективного принятия решений на всех уровнях управления. Их ежедневная работа не всегда заметна, но именно они связывают невидимыми нитями систему пилотирования огромного корабля под названием «Росатом».

В апреле работники секретариатов и аппаратов впервые собрались в Москве на командообразующую сессию, чтобы обсудить профессиональные вопросы и составить план развития сообщества.

«Мы впервые собрались вместе, чтобы поговорить о профессии работника секретариата, чтобы заложить крепкий фундамент нашего профессионального стандарта, чтобы правильно, корректно позиционировать нашу профессию в отрасли», — сказала руководитель секретариата генерального директора «Росатома» Татьяна Чуваева, выступая на мероприятии.

Работа секретариата не всегда умещается в рамки должностной инструкции. «Мы работаем 24 часа семь дней в неделю, и мы умеем делать все. Мы коммуникаторы и медиаторы. Мы можем организовать любое мероприятие. Мы можем быть протокольщиками, а иногда выступаем и пиарщиками или берем на себя роль специалистов по GR», — подчеркнула Татьяна Чуваева.

По ее словам, до последнего времени не было единого отраслевого регламента работы секретариатов. Однако в центральном офисе «Росатома» уже началась работа над созданием такого документа. «Нам надо разобраться, где рамки наших компетенций, где наша ответственность», — добавила Татьяна Чуваева. Она призвала участников сессии активно включиться в работу.

«Сегодняшняя встреча — первый шаг на пути создания профессионального сообщества. Мы обсудили, какие есть запросы у коллег. Впервые после пандемии увиделись, ощутили плечо друг друга. Оказалось, что у нас много общих запросов», — отмечает руководитель аппарата первого замглавы «Росатома» Мария Рогожина.

Работа над профессиональным стандартом аппаратного работника и сотрудника службы секретариата уже началась. «Это серьезный документ, который охватит всю отрасль. А после, кто знает, может, будем выходить за пределы отрасли, взаимодействовать с коллегами из других отраслей и корпораций», — говорит Мария Рогожина.

Не менее важная тема для специалистов — позиционирование профессии в отрасли. Об этом много говорили на сессии. Порой сотрудников секретариатов и аппаратов руководителей воспринимают как надзирателей, контролеров, называют даже «гирями на ногах топ-менеджеров». «Мы хотели бы правильно позиционировать профессию в атомной отрасли. Это важная функция. На наших плечах большой пласт работы. Мы партнеры для бизнеса и производственных сотрудников. Наша задача — предупредить риски, не допустить срыва сроков. Но это не про контроль, а про поддержку и содействие в режиме единой команды», — отмечает Мария Рогожина.

Какие качества отличают профессионального сотрудника аппарата руководителя? Они умеют справляться с невыполнимыми задачами. Они многозадачны и стрессоустойчивы. Им присущи безупречная организованность, высокая скорость работы и принятия решений. Им важно быть в курсе передовых ИТ-решений в сфере управления.

«Что мы хотели бы изменить в своей работе? Важно обратить внимание на баланс между работой и личной жизнью. Мы хотим изменить мнение о нас. Хотим повысить эффективность своей работы», — добавляет руководитель аппарата департамента коммуникаций «Росатома» Марина Николаева.

Кстати, один из первых проектов, направленных на повышение эффективности работы секретариатов, уже реализован — создан новый телефонный справочник отрасли. «Огромный пласт работы аппаратного сотрудника — работа с информацией. Нам звонят постоянно с вопросами, и мы выступаем в роли справочного бюро. Теперь найти нужные контакты стало намного проще: телефонный справочник доступен в «РосатомLIFE», в нем есть расширенный поиск по ключевым словам и компетенциям», — рассказывает Мария Рогожина.

Но это только начало. По итогам семинара был сформирован план работы сообщества на текущий год. В частности, предстоит разработка схемы функционального взаимодействия сотрудников секретариатов и аппаратов руководителей для решения топ-проблем профессионального сообщества. Участники сообщества будут работать над устранением дефицита коммуникаций, создадут единую базу сотрудников секретариатов, аппаратов, экспертов, кандидатов на вакансии.

В части дебюрократизации поставлена задача систематизации процесса доведения руководящих документов до дивизионов и исключения «спам-рассылок» документов.

Еще один значимый пласт работы связан с повышением качества «продукта» — проектов документов, которые готовят сотрудники секретариатов и аппаратов, включая отслеживание прохождения документа на каждом этапе его жизненного цикла.

Участники сообщества планируют расширять обмен опытом между работниками госкорпорации и дивизионов, в том числе с посещением производственных площадок организаций «Росатома».

Следующее общее мероприятие сообщества планируется провести на базе топливного дивизиона «ТВЭЛ» в ноябре 2022 года.