Как топливная компания «Росатома» перевела сотни сотрудников на удаленку во время карантина

ТВЭЛ в конце марта за считаные дни смог перевести на удаленную работу более 1,5 тыс. сотрудников. Помогла программа трансформации функций (ПТФ). Благодаря корректировке процессов в закупках, документообороте и эйчаре сотрудники работают более слаженно, результатов достигают быстрее.

К середине апреля более 1,5 тыс. из почти 3 тыс. офисных сотрудников ТВЭЛ получили удаленный доступ к рабочим электронным документам. «Когда в марте стало понятно, что со дня на день введут карантин, мы всем департаментом подсуетились и получили одними из первых комплект техники», — ​написал на своей странице в Facebook директор департамента по материально-техническому обеспечению ТВЭЛ Сергей Чекулаев.

В ТВЭЛ уверены, что смогли быстро перестроить работу благодаря программе трансформации функций. Она позволила повысить скорость принятия решений, улучшить их качество, снизить стоимость административных функций.

Программа стартовала в 2018 году. Аудит информационных потоков в 2016 году показал, что 53 % рабочего времени сотрудники тратили непродуктивно. Прежде всего, речь идет о работе с внутренним документооборотом — ​документы несколько раз проходили один и тот же маршрут правок и согласований. Много времени уходило на сбор и обработку разрозненных данных, сотрудники надолго отвлекались от основной деятельности на оформление документов. «Пожалуй, самый сложный процесс во всей программе — ​перестройка мышления. Полтора года ушло на беседы с руководителями функций. Они просто не принимали факт, что нужны изменения именно в их процессах. Но нам удалось это преодолеть. И на мой взгляд, высокий уровень мобильности дивизиона при переходе на новый формат работы тому подтверждение», — ​отмечает вице-президент по управлению персоналом Наталия Собакинская.

ПТФ уже запущена на 12 основных предприятиях дивизиона. В программе выделены 22 функции: безопасность, инвестиции, закупки, маркетинг, планирование производства и др. К концу 2019 года были трансформи­рованы две трети из них. Время протекания процессов уменьшилось на 8–33 %. Эффект от трансформации функций в ТВЭЛ оценили в 349 млн рублей.

В ТВЭЛ 1,2 тыс. человек так или иначе занимаются закупками. Но после трансформации основную нагрузку по закупочным мероприятиям взял на себя отдел услуг, созданный во время внедрения ПТФ в департаменте Сергея Чекулаева. Благодаря выделению специального подразделения сотрудники ИТ-блока во время перехода на удаленку уже не тратили свое время на процедуры закупок.

«Команда разрабатывала технические задания и акцептовала финальные договорные документы, на закупочные процедуры не отвлекались, — ​подтвердил директор по цифровизации Евгений Гаранин. — ​Мы направили все силы и время на решение организационных вопросов, получение и предоставление доступов, настройку ресурсов, поддержку перевода пользователей на удаленную работу». Техническую поддержку сотрудники, уходящие на удаленку, могли запросить круглосуточно.

Документы по закупкам оформлялись максимально оперативно. В итоге жесткие диски для дистанционных рабочих мест в Московском регионе приобрели всего за три дня. Раньше на это ушло бы около месяца.

В первые несколько дней с начала перевода на удаленную работу сотрудники дирекции по цифровизации топливного дивизиона трудились почти круглосуточно: устанавливали программное обеспечение на рабочие станции, выдавали коллегам их и инструкции, помогали настроить корпоративные системы, при необходимости подключаясь к компьютерам сотрудников. К концу первой недели служба заказчика и техподдержка пользователей постепенно сами стали переходить на удаленную работу.

Эйчар-блок поддержал сотрудников, переходящих на удаленную работу. В процессе трансформации он стал многофункциональным сервисным центром, единым окном для сотрудников. Документы, информацию, инструкции и рекомендации от блока управления персоналом работники получали практически в режиме нон-стоп. В итоге первых 160 человек оформить на дистанционную работу удалось за два дня. До реализации ПТФ это заняло бы около двух недель.

ПТФ показала свою эффективность в экстренных ситуациях, но разрабатывалась и внедрялась она прежде всего для улучшения процессов в рабочем режиме. Результаты видны, например, в инвестиционной деятельности. Экспертиза паспортов инвестпроектов сейчас проходит в шесть раз быстрее, чем два года назад. Ускорить ее позволила трансформация: проводят экспертизу и оформляют документы для инвестиционных комитетов специально подготовленные сотрудники. Это экономит время инженеров, конструкторов, ученых и других специалистов. Время, которое раньше уходило на оформление документов, они теперь тратят на решение своих профессиональных задач.

Успешные примеры в закупках и эйчаре подталкивают к улучшениям и других специалистов. Например, юристы, финансисты и специалисты по закупкам договорились о новом регламенте взаимодействия при разработке типовых документов, чтобы сократить сроки согласования типовых договоров.

«Возможно, пока мы даже сами не до конца понимаем потенциал ПТФ. В условиях организации процессов дистанционно он раскрывается все шире», — ​заключает вице-президент по корпоративным сервисам Евгения Сидоренко. ТВЭЛ готов предложить свой опыт трансформации функций для внедрения и в других структурах «Росатома». Прежде всего речь идет о таких функциях, как эйчар, инвестиционная деятельность, документооборот, бухгалтерский и налоговый учет.

Читайте также: ТВЭЛ создает лабораторию цифровых технологий.