ТВЭЛ поделился технологиями перехода на удаленку

За несколько дней ТВЭЛ перевел на удаленную работу более 1,5 тыс. сотрудников — программа трансформации функций ускорила административные процессы в дивизионе.

К середине апреля более 1,5 тыс. из почти 3 тыс. офисных сотрудников ТВЭЛ получили удаленный доступ к корпоративным системам. «Когда в марте стало понятно, что со дня на день введут карантин, мы одними из первых получили комплект необходимой техники», — комментирует директор департамента по материально-техническому обеспечению ТВЭЛ Сергей Чекулаев на своей странице в Facebook.

В ТВЭЛ уверены, что смогли быстро перестроить работу благодаря программе трансформации функций (ПТФ). Ее цель — повысить скорость принятия решений, улучшить их качество, снизить стоимость административных функций.

ПТФ внедрена на всех 12 основных предприятий дивизиона. В программе выделены 22 функции (безопасность, инвестиции, закупки, маркетинг, планирование производства и др.). К концу 2019 года были трансформированы две трети из них. Время протекания процессов уменьшилось на 8–33%. Эффект от трансформации функций в ТВЭЛ оценили в 349 млн рублей.

Например, закупочные мероприятия проводил отдел услуг, созданный во время внедрения ПТФ в департаменте Сергея Чекулаева. Сотрудники ИТ-департамента на процедуры закупок свое время уже не тратили. «Команда разрабатывала технические задания и акцептовала финальные договорные документы, на закупочные процедуры не отвлекались, — подтвердил директор по цифровизации Евгений Гаранин. — Мы направили все силы и время на решение организационных вопросов, получение и предоставление доступов, настройку ресурсов, поддержку перевода пользователей на удаленную работу». Техническую поддержку сотрудники, уходящие на удаленку, могли запросить круглосуточно. Решения по закупкам оформлялись максимально оперативно. В итоге технику для дистанционных рабочих мест в московском регионе приобрели всего за три дня. Обычно на это уходило около месяца.

Первые несколько дней ИТ-службы топливного дивизиона работали почти круглосуточно: «заливали» программное обеспечение на рабочие станции и выдавали их и инструкции, помогали настроить корпоративные системы, при необходимости подключаясь к компьютерам сотрудников.

HR-блок поддержал сотрудников, переходящих на удаленку. В процессе трансформации он стал многофункциональным центром, единым окном для оказания услуг. Все необходимые документы, информацию, инструкции и рекомендации от блока управления персоналом сотрудники получали практически в режиме нон-стоп. В итоге первые 160 человек оформить на дистанционную работу удалось за два дня. До реализации ПТФ это заняло было около двух недель.

Успешные примеры в закупках и эйчаре подталкивают к улучшениям других специалистов. Например, юристы, финансисты и специалисты по закупкам договорились о новом регламенте взаимодействия при разработке типовых документов, чтобы сократить сроки согласования типовых договоров.

«Возможно, пока мы даже сами не до конца понимаем потенциал ПТФ. В условиях организации процессов дистанционно он раскрывается все более широко», — заключает вице-президент по корпоративным сервисам Евгения Сидоренко.