Аппарат победы: пять задач «бойцов невидимого фронта»

Год назад работники секретариатов и аппаратов руководителей отрасли объединились в профессиональное сообщество «ПРОАппарат». Этой весной они встретились в Обнинске уже на третьей сессии, чтобы обсудить, как повысить качество административной работы на пути к достижению стратегических целей госкорпорации. Спойлер: в программу сессии включили стендап-тренинг.

Сотрудников секретариатов и аппаратов руководителей называют «бойцами невидимого фронта», ведь они создают условия для оперативного и эффективного принятия решений на всех уровнях управления. Участники сессии в Обнинске приняли декларацию профессиональных ценностей сообщества и сформулировали пять ключевых задач.

Действовать сообща

«Таких глобальных целей, которые сейчас стоят перед командой «Росатома», невозможно достичь в одиночку, нужно объединяться, в том числе и нам, сотрудникам аппаратов, — ​уверена Мария Рогожина, руководитель аппарата первого заместителя гендиректора «Росатома», координатор «ПРОАппарата». — ​На первой сессии год назад мы определили нашу миссию: создать сбалансированную систему принятия управленческих решений для реализации «Видения‑2030» и стратегических задач «Росатома». Сегодня мы имеем площадку, на которой можем делиться опытом, учиться новому, действовать сообща. Мы активно участвуем в процессе дебюрократизации, в проектах Производственной системы «Росатом». Я как руководитель аппарата вижу всю цепочку прохождения информации и заметила, что зачастую повторяются одни и те же ошибки. Приходят новые люди, которых нужно обучать, причем в ручном режиме, потому что у нас нет единого информпространства и единой методики обучения. Их создание — ​тоже наша задача. Мы решили сформировать отраслевую школу помощников. Первый шаг — ​разработка концепции, онлайн-курса для аппаратчиков, внедрение удобных и полезных инструментов в повседневную работу».

Глубже анализировать информацию

«Аппаратчикам необходимо постоянно развивать навыки критического мышления, изучать, анализировать и структурировать поступающую информацию. Так мы помогаем руководителям быстрее ориентироваться в непрерывно возрастающем потоке информации, который обрушивается на них с учетом стремительного развития отрасли, появления и масштабирования новых бизнесов, продуктов и проектов», — ​отметила руководитель аппарата гендиректора «Росэнергоатома» Светлана Дубровина.

Развивать цифровую среду

Сотрудники аппаратов больше других заинтересованы в цифровизации, помогающей сократить рутинный функционал, ускорить делопроизводство. Они же выступают не только как заказчики, но и как первые тестировщики новых цифровых продуктов. Атомщики оперативно осваивают отечественные информационные технологии (ИТ). «Отрасль переходит на российский офисный пакет, и я хочу обратиться к сотрудникам аппаратов с призывом сформировать свои предложения для общего плана доработки систем и определения приоритетов», — ​подчеркнул главный архитектор по корпоративным системам «Росатома» Василий Ерыкалов. Он рассказал, что импортозамещение Единой отраслевой системы электронного документооборота перешло в завершающую стадию, обновленное программное обеспечение планируется запустить в опытную эксплуатацию в этом году. Прорабатываются ИТ-инициативы по созданию цифровых продуктов «Атом-перевод» и «Атомсловарь». Первый позволит переводить тексты документов с разных языков — ​ведь у «Росатома» все больше партнеров в разных частях земного шара. Второй систематизирует отраслевые термины и определения и станет хорошим подспорьем при составлении документов.

На сессии отметили, что необходимо создать единую площадку для обмена информацией об ИТ для отраслевых функций и определить ее модератора.

Координировать документопотоки

Любой сотрудник аппарата должен понимать систему управления отраслью в целом, направления и структуру документопотоков организации, не замыкаться на делопроизводстве приемной непосредственного руководителя, подчеркнула начальник управления документационного обеспечения «Росатома» Марина Ермакова. «Такое понимание помогает своевременно, быстро и точно принимать решения, правильно адресовать документацию, — ​пояснила она. — ​Что скрывать, у нас нередко затягивается исполнение поручений, множатся круги согласований. Здесь помощник руководителя и наш помощник. Он первым видит, где затягивается или дублируется процесс, и может предложить решения для правильной маршрутизации документов, что существенно сокращает время их рассмотрения и исполнения».

Участники сообщества «ПРОАппарат» должны помогать руководителю эффективно выстроить график, оптимизировать работу с документацией для своевременного принятия решений по документам и исключения рисков неисполнения поручений. Одно из решений, предложенных на встрече, — ​разработать единые рекомендации по типизации процесса маршрутизации документов.

Доносить информацию доступно

«Я впервые в своей практике вижу, как по собственной инициативе объединились аппараты дивизионов громадной корпорации, — ​обратился к участникам директор НИИ развития мозга и высших достижений Российского университета дружбы народов Владимир Касаткин. — ​Я встретил здесь талантливых, интересных, грамотных собеседников. Вместе мы пришли к выводу, что надо менять синтаксис — ​упрощать языковые конструкции: документ должен быть написан доступным, понятным и современным деловым языком. Это позволит обеспечить отрасли конкурентоспособность на отечественном и зарубежных рынках».

В первую очередь эта задача аппаратов руководителей, уверен Владимир Касаткин: «Надеюсь, наш опыт анализа синтаксиса в ведущих международных научных журналах пригодится для понимания того, как сделать текст интересным, насыщенным, парадоксальным, легким для восприятия, богатым деловыми эмоциями».

А еще помощникам руководителей не помешает чувство юмора

Во-первых, юмор облегчает общение. Во-вторых, помогает справиться со стрессом. В-третьих, в истории отрасли немало примеров, когда юмор позволял сглаживать острые ситуации в работе, снижал накал страстей. Именно этими соображениями руководствовались организаторы, включая в сессию стендап-тренинг. «Это было для нас большим сюрпризом, — ​отметил руководитель аппарата АСЭ Алексей Сидоров. — ​И, как оказалось, шутки можно создавать по определенным технологиям». В конце тренинга каждая команда выдала по шутке на атомную тему. Общими улыбками встретили такую: «Росатом» — ​настолько экологичная компания, что в бассейнах выдержки проводят соревнования по плаванию.

СПРАВКА

Третья сессия «ПРОАппарата» прошла в Технической академии «Росатома» в Обнинске. Заказчик — ​заместитель гендиректора «Росатома» по персоналу Татьяна Терентьева. Организатор — ​«Росэнергоатом». В рамках техтура участники посетили аудитории и лаборатории академии, включая тренировочный полигон МАГАТЭ, комплекс трехмерной визуализации «Пещера», где можно увидеть, как строится энергоблок, работает реактор и градирня. А также побывали в музее атомной энергетики «Первая в мире АЭС».