Только нужные правила: избавляемся от устаревших документов за четыре шага

«Регуляторная гильотина» — ​одно из девяти направлений программы по дебюрократизации «Ускорение», стартовавшей в отрасли в июле 2022 года. Термин означает ревизию и отмену устаревших, архаичных документов. Откуда они берутся, почему устаревают и как их отменяют, рассказываем на примере центрального аппарата (ГК «Росатом»), инжинирингового и топливного дивизионов.

Когда процессы только выстраиваются и еще не автоматизированы, все правила приходится детально прописывать. И документы должны быть достаточно подробными, чтобы работающие по ним люди все сделали правильно.

Но со временем меняются технологии и приемы ведения бизнеса, появляются новые информационные системы и инструменты донесения информации. Организация переходит на новый уровень развития, и это означает новое качество во всем, в документах в том числе. Инструкция по использованию ходунков не нужна победителю чемпионата по легкой атлетике.

Тогда на помощь приходит «регуляторная гильотина» с инвентаризацией действующих правил и документов, чтобы понять, соответствуют ли они современным реалиям. Актуальные остаются, устаревшие отменяют или вносят в них изменения.

«Важно понимать, что нет цели все отменить. Задача — ​сделать так, чтобы в «Росатоме» действовали только документы, соответствующие текущим задачам и направленные на реализацию стратегии госкорпорации. Достичь этого можно лишь совместными усилиями», — ​говорит лидер направления «Регуляторная гильотина», директор департамента организационного развития «Росатома» Юлия Вржесень.

Вот как действовали в ГК «Росатом» и в пилотных по этому направлению дебюрократизации дивизионах.

Шаг 1. Определение критериев отбора

Начинали с самых ранних регламентирующих документов — ​с датой выпуска с 2008 по 2015 год. Особое внимание обращали на те, которые не актуализировались последние два-три года. Если в приказе шла речь о коллегиальном органе, уточняли, действует ли он, отвечает ли реалиям его положение и состав. Если приказ утверждал регламентирующий документ, проверяли, не было ли по такой же тематике выпущено более актуальных правил.

Например, в АСЭ параллельно с анализом базы проверили действующие документы по схожим тематикам, учли возможность распространения на организации дивизиона.

В топливном дивизионе для анализа собрали экспертный совет, через который за три месяца прошло не менее 1,5 тыс. архаичных документов.

Шаг 2. Ревизия

Когда предварительный список документов на отмену был готов, совместно с их владельцами решали, что отменить, а что оставить и включить в план актуализации. В инжиниринговом дивизионе пошли дальше и установили критерии оценки необходимости выпуска новых документов. Так в 2023 году в план было включено в четыре раза меньше документов по сравнению с 2022‑м.

Шаг 3. Подготовка приказов на отмену

Если документов много, лучше это сделать в несколько волн. В ГК «Росатом» в 2022 году, например, выпустили три приказа об отмене. В топливном дивизионе отменили архаичные документы в два этапа, причем каждый приказ оперативно согласовали всего за день.

Шаг 4. Информирование

После выпуска приказов рассказали об изменениях сотрудникам организаций.

Задействовали при этом разные площадки и инструменты: рассылки, новости на портале, вебинары и семинары.

Надеемся, и вам пригодится опыт пилотных команд. Каждый сотрудник отрасли может внести свой посильный вклад в работу «регуляторной гильотины». Что делать? Посмотреть на документы по своим направлениям, проанализировать их и сообщить о неактуальных координаторам программы «Ускорение» на вашем предприятии или в дивизионе. Координаторы помогут их отменить. Задача текущего года — ​запустить этот процесс на всех предприятиях отрасли.

Если у вас есть вопросы и предложения по организации работы «регуляторной гильотины», пишите на debur@rosatom.ru.

ОТМЕНА АРХАИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В 2022 ГОДУ

359

ГК «Росатом»

690

инжиниринговый дивизион

859

топливный дивизион